SIA TUGAS 3

BAB 8

SISTEM BUKU BESAR UMUM, PELAPORAN KEUANGAN, DAN PELAPORAN MANAJEMEN

1.     SISTEM BUKU BESAR UMUM

Karakteristik dari buku besar umum meliputi mengumpulkan data transaksi cepat dan akurat, mengklasifikasikan / kode data dan rekening, memvalidasi transaksi yang dikumpulkan / mempertahankan pengendalian akuntansi (misalnya debet = kredit), data transaksi proses (transaksi posting ke rekening yang tepat, memperbarui rekening buku besar dan file transaksi, penyesuaian catatan ke rekening), data transaksi toko, dan menghasilkan laporan keuangan tepat waktu.
Figur dibawah menunjukkan karakteristik buku besar umum sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi.

a.       Voucher Jurnal

Vocher jurnal merupakan sumber input bagi buku besar. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan, dan akun buku besar yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar unum dari voucher jurnal. Vocher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yag tidak diotorisasi karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggungjawab.

b.      Basis Data GLS (General Ladger System)

Basis data GLS terdiri atas file transaksi, file master, file referensi, dan file arsip. File-file bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, sebagai contoh:

                                                              i.      File master buku besar umum (general ledger master file) merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

                                                            ii.      File Sejarah Buku Besar Umum (general ledger history file) memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

                                                          iii.      File Voucher Jurnal Historis (journal vocher history file) berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.

                                                          iv.      File Pusat Pertanggungjawaban (responsibility center file) berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

                                                            v.      File Anggaran Induk (budget master file) berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

c.       Prosedur GLS

Proses pembaruan GLS sederhana secara konseptual, seperti ditampilkan pada sisitem manual bab sebelumnya. Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum. Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berada disiklus transaksi. Fokus kita yang selanjutnya adalah hubungan antara GLS dan Laporan Keuangan.

2.      SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

a.       Pengguna yang Canggih dengan Kebutuhan Informasi yang Homogen

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen.

b.      Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiskal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

                                                              i.      Mencatat transaksi.

                                                            ii.      Mencatat jurnal khusus.

                                                          iii.      Membukukan ke buku besar pembantu.

                                                          iv.      Membukukan ke buku besar umum.

                                                            v.      Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuahkan.

                                                          vi.      Membuat jurnal penyesuaian.

                                                        vii.      Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.

                                                      viii.      Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

                                                          ix.      Menyiapkan laporan keuangan.

                                                            x.      Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup.

                                                          xi.      Menyiapkan neraca percobaan pascapenutupan.

Proses akuntansi keuangan yang disebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi :

Tahap 1-Prosedur harian. Subsistem TPS mencatat transaksi harian didokumen sumber, kemudian mencatatnya dijurnal khusus, membukukan transaksi individual ke buku besar pembantu, dan menyiapkan buku jurnal.

Tahap 2-Prosedur akhir periode. Voucher jurnal dimasukan ke buku besar umum secara berkala. Hal ini melibatkan TPS dan GLS.

Tahap 3-Prosedur pelaporan keuangan. Analisis akun-akun buku besar umum dan langkah-langkah yang mengarah ke pembuatan laporan keuangan melibatkan baik FRS maupun GLS.

3.      XBRL-PELAPORAN KEUANGAN YANG DIREKAYASA ULANG

XBLR (eXtensible Business Reporting Language), adalah spesifikasi standar internet yang disain untuk pelaporan bisnis dan perubahan informasi. Tujuan dari XBRL adalah untuk menfasilitasi publikasi, perubahan dan memproses informasi keuangan dan bisnis. XBRLberasal dari standar internet yang lain yang disebut XML (aXtensible Markup Language).

a.      XML

XML adalah sebuah metalanguage yang menjelaskan Bahasa Penandaan. Masa ekstensible artinya bahwa peningkatan bahasa dapat dibuat dengan menggunakan XML. ini menunjukkan peningkatan bahasa  memampukan data storing dalam bentuk  hubungan berbagai daftar ( atau perintah men-format) telah dipetakan untuk berbagai nilai data. Selain itu, XML dapat digunakan untuk model struktud data dari basis data internal organisasi.

b.      XBRL

XBRL adalah sebuah bahasa yang berbasis XML yang menstandarisasikan metode untuk memnyiapkan, mempubikasikan, dan menukar  informasi keuangan contohnya laporan keuangan. XBRL taxonomies adalah skema pengklasifikasian.  Berbagai kebutuhan pemetaan data menjadi terselesaikan dalam sekali saja, tetapi menyimpan berbagai daftar yaitu digunakan kapanpun data diletakkan dalam format XBRL untuk dissemanasi di berbagai sisi luar. Ini memungkinkan berbagai entitas bisnis menyediakan pengeluaran informasi keuangan  sesering mungkin,  dan secara segera untuk berbagai bagian yang berkepentingan.  Selain itu, berbagai perusahaan yang meggunakan teknologi basisdata XBRL asli secara internal seperti menyimpan platform informasi pertama mereka dapat lebih lanjur mempercepat proses pelaporan. Para pengguna dari data keuangan yang serupa (seperti, investor  dan analis) dapat secara siap import dokumen XBRL kedalam basis data internal dan analisis berbagai pengaturan untuk menfasilitasi pengambilan keputusan mereka secara lebih baik.

4.      Mengendalikan FRS

Aktivitas FRS secara eksklusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas :

a.       Jejak audit yang tidak sempurna.

b.      Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.

c.       Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu.

d.      Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi.

Jika tidak dikendalikan, berbagai risiko ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian keuangan yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

5.      Isu Pengendalian SAS 78/COSO

a.      Otorisasi transaksi.

Jurnal voucher adalah dokumen yang mengotorisasi sebuah entri ke buku besar umum. Voucher jurnal memiliki berbagai sumber seperti pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pesanan penjualan, dan kelompok pelaporan keuangan.

b.      Pemisahan Tugas

                                                              i.      Karyawan di Buku Besar umum tidak seharusnya:

                                                            ii.      Memiliki tanggugung jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau  buku besar  pembantu.

                                                          iii.      Menyiapkan jurnal voucher

                                                          iv.      Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva fisik

c.       Pengendalian akses

Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan dan salah penyajian dalam laporan keuangan. Perundang-undangan SOX secara tegas berbicara area risiko ini oleh kebutuhan organisasi untuk mengimplementasikan pengendalian  yang membatasi akses data base untuk diotorisasi hanya oleh individu-individu.

d.      Catatan akuntansi

Jejak audit merupakan jalur yang diikuti oelh suatu transaksi melalui tahap input, pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Ini meliputi jaringan dokumen, jurnal dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem tersebut dari awal sampai disposisi akhirnya. Jejak audit diperlukan untuk alasan : (1) memberikan kemampuan ntuk menjawab pertanyaan, (2) mampu merekonstruksifile jika semua atau sebagian file mengalami kerusakan, (3) menyediakan data historis yang diperlukan oleh auditor, (4) memenuhi peraturan pemerintah, (5)menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan.

e.       Verifikasi independen

Daftar Voucher jurnal menyediakan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang dipost ke GL. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan pengaruh transaksi voucher jurnall pada akun buku besar umum.

f.       Implikasi pengendalian internal dari XBRL

Taxonomy creation. 

Taxonomy yang salah diakibatkan dalam pemetaan yang tidak valid yang akan menyebabkan bahan baku tidak tergambar dalam data keuangan

Taxonomy mapping error.  

Proses pemetaan akun basis data internal untuk berbagai daftar taxonomy menjadi dikendalikan.

Validation of intance documents.  

Ketika pemetaan selesai dan daftar telah disimpan dakam basis data internal, Dokumen kejadian XBRL (laporan) dapat di hasilkan.

6.      SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

a.      Faktor yang Memengaruhi MRS

                                                              i.      Prinsip-prinsip Manajemen

1.      Formalisasi Tugas.

Prinsip formalisasi Tugas/Pekerjaan menyatakan bahwa pihak manajemen harus menstruktur perusahaan disekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya disekitar individu dengan keahlian unik. Tujuan formalisasi pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi dimana kinerja, kemampuan, dan eksistensi erkelanjutan perusahaan bergantung pada individu tertentu.

Implikasi untuk MRS. Formalisasi pekerjaan suatu perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan tersebut.

2.      Tanggung Jawab dan Wewenang

Prisnsip tanggung jawab merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab terkait erat dengan prinsip wewenang. Jika seorang manajer mendelegasi tanggung jawab ke bawahannya, ia harus memberikan wewenang kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batas-batas tanggug jawab itu.

Implikasi untuk MRS.  Prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir. Lokasi manajer dalam jalur pelaporan memengaruhi ruang lingkup dan perincian informasi yang dilaporkan.

3.      Jangkauan Pengendalian

Jangkauan pengendalian seorang manajer merujuk pada jumlah bawahan yang langsung dibawah pengendaliannya.

Implikasi untuk MRS. Para manajer dengan jangkauan pengendalian sempit sering terlibat dengan operasi yang terperinci dan dengan keputusan yang spesifik.

4.      Manajemen dengan Pengecualian

Prinsip manajer dengan pengecualian menunjukkan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi bermasalah (yaitu pengecualian)  dari pada terlibat dalam setiap aktivitas dan keputusan.

Implikasi untuk MRS. Para manajer membutuhkan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya yang beresiko tidak dapat dikendalikan.

                                                            ii.      Fungsi, Tingkat dan Jenis Keputusan Manajemen

Fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen secaa mendasar memengaruhi sistem pelaporan manajemen. Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keptusan tentang aktivitas-aktivitas akan datang dari perusahaan. Fungsi pengendalian memastikan bahwa aktivitas-aktivitas suatu perusahaan sesuai rencana. Keputusan perencanaan dan pengendalian diklasifikasikan :

1.      Keputusan perencanaan strategis

            Keputusan strategis meliputi :

a.       Mentapkan maksud dan tujuan perusahaan.

b.      Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi.

c.       Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis.

d.      Menetapkan filosofi manajemen.

Ciri-ciri keputusan perencanaan strategis :

e.       Kerangka waktunya jangka panjang.

f.       Informasi yang lebih ringkas.

g.      Cenderung tidak berulang.

h.      Keputusan strategis berkaitan dengan ketidakpastian tingkat tinggi.

i.        Ruang lingkupnya luas dan sangat memengaruhi perusahaan.

j.        Keputusan strategis memerlukan sumber informasi eksternal dan internal.

2.      Keputusan perencanaan taktis

Keputusan perencanaan taktis berada dibawah keputusan strategis dan dibuat oleh manajemen tengah. Jangka waktu keputusan lebih pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh terhadap perusahaan dibandingkan keputusan strategis.

3.      Keputusan pengendalian manajemen

Salah satu kegiatan pengendalian manejemen adalah memotivasi para manajer disemua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku. Personel, dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin.

4.      Keputusan pengendalian operasional

Pengendalian operasional emastkan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah diterapkan. Keputusan pengendalian operasional lebih sempit dan terfokus daripada keputusan strategis dan taktis karena berkaitan dengan pekerjaan operasional rutin. Keputusan pengendalian operasional lebih terstruktur daripada keputusan pengendalian manejemen lebih bergantung padaperincian daripada keputusan perencanaan, dan kerangka waktunya lebih pendek daripada keputusan taktis atau strategis.

Standar

Merupakan tingkat kinerja yang ditetapkan sebelumnya yang diyakini oleh para  mananjer dapat dicapai.

Evaluasi kinerja                               

Pengambilan keputusan membandingkan kinerja operasional yang dipertanyakan dengan standar yang ada.

Pengambilan tindakan perbaikan  

Setelah membadingkan kinerja dengan standar yang ada, manajer mengambil tindakan untuk mengatasi setiap kondisi yang diluar kendali.

Klasifikasi jenis-jenis keputusan menurut karakteristik keputusan

Karakteristik keputusan	Jenis keputusan
	Perencanaan strategis	Perencanaan taktis	Pengendalian manajemen	Pengendalian operasional
Kerangka waktu	Jangka panjang	Menengah	Menengah	pendek
Ruang Lingkup	Beredampak tinggi	Berdampak sedang	Berdampak lebih rendah	Berdampak sangat rendah
Tingkat Detail	Sangat ringkas	Terperinci	Cukup ringkas	Sangat Terperinci
Perulangan	Tidak berulang	Berulang secara berkala	Berulang secara berkala	Sering berulang
Tingkat kepastian	Tidak pasti	Sangat pasti	Tidak pasti	Sangat pasti

                                                          iii.      Struktur Masalah

Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen:

1.      Data-nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut

2.      Prosedur-urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah

3.      Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

Masalah tidak terstruktur

Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi tertentu. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.

b.      Jenis Pelaporan Manajemen

                                                              i.      Tujuan laporan

Sebelumnya, ingat kembali bahwa informasi mengarahka pengguna pada suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum, yaitu:

1.      Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi pengambilan keputusan

2.      Memengaruhi perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif

                                                            ii.      Pelaporan Terprogram

Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram: laporan terjadwaldan laporan menurut perintah. System pelapran manajemen menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangkah waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya.

Contoh-contoh laporan ini  adalah daftar penjualan harian, laporan pembayaran gaji mingguan, dan laporan keuangan tahunan.

                                                          iii.      Atribut laporan

Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat.

1.      Relevan                           

Setiap elemen informasi dalam setiap laporan harus mendukung keputusan manajer.

2.      Ringkas                           

Laporan harus diringkas sesuai dengan tingkat manajer dalam hierarki perusahaan.

3.      Berorientasi pengecualian         

Laporan-laporan pengendalian harus mengidentifikasi aktivitas yang beresiko keluar dari pengendlaian, dan harus mengabaikan aktiitas yang dibawah pengendalian.

4.      Akurat                                         

Informasi dalam laporan harus bebas dari esalahan yang mengganggu.

5.      Lengkap                          

Informasi harus selengkap mungkin

6.      Tepat waktu                               

Jika para manajer selalu memiliki waktu, mereka mungkin tidak pernah mengambil keputusan yang buruk.

7.      Singkat                            

Informasi dalam suatu laporan harus disajikan sesingkat mungkin.

                                                          iv.      Pelaporan Ad Hoc (Khusus).

Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia bisnis yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan data.

Penggalian data, adalah prosess memilih, mengeksplorasi dan memodelkan sejumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam basis data berukuran besar tetapi tersembunyi.

Model verifikasi, menggunakan teknik pengalian mendalam untuk memverivikasi atau menolak hipotesis pengguna

Model penemuan, menngunakan penggalian data untuk menemukan informasi yang tidk iketahui tetapi penting, yang tersembunyi dalam data.

c.       Akuntansi Pertanggung Jawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan  bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: (1) Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer (2)Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut

                                                              i.      Penetapan tujuan keuangan : proses anggaran

Proses anggaran membantu  pihak manajemen mencapai tujuan keuangan dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap semen perusahaan.

                                                            ii.      Pengukuran dan pelaporan kinerja

Pengukuran kinerja dan pelaporannya dilakukan setiap segmen operasional dalam perusahaan.

                                                          iii.      Pusat pertanggungjawaban

Untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan operasi ke dalam unit-unit yang disebut sebagai pusat pertanggungjawaban.

1.      Pusat biaya

Merupakan suatu unit organisasional dengan tanggungjawab terhadap manajemen biaya dalam batas-batas anggaran.

2.      Pusat laba

Manajer pusatlaba bertanggungjawab untuk mengendalikan biaya dan menghasilkan pendapatan.

3.      Pusat investasi

Manajer pusat investasi memiliki wewenang umum untuk mengambil keputusan yang secara mendasar memngaruhi perusahaan.

                                                          iv.      Pertimbangan perilaku

1.      Keserasian Tujuan

Telah dibahas sebelumnya tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu wewenang, tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan. Jika diterapkan dengan benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan. Manajer tingkat klebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi secara positif terhadap tujuan atasannya.

2.      Informasi yang Berlebihan

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan.

3.      Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat

Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya. 

 Sumber :

Hall, James A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat. Jakarta : Salemba Empat.